শিক্ষকদের ডাটাবেস না থাকায় শিক্ষক নির্বাচনে দীর্ঘসূত্রিতা,জনবল কম থাকায় চিঠি প্রেরণে বিলম্ব।সময়ের অপচয় ও আর্থিক ক্ষতি হয়।
DEO OFF-থেকে সংশ্লিষ্ট শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের মনোনয়ন প্রাপ্ত শিক্ষকদের চিঠি মাধ্যমিক শিক্ষা কার্যালয়ে প্রাপ্ত।শিক্ষকদের প্রশিক্ষণের চিঠিগুলো উপজেলা ওয়েব পোর্টলে আপলোড করা।সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠান প্রধানকে মোবাইলে বার্তা প্রেরণ। প্রতিষ্ঠান প্রধান বার্তা পাওয়ার পর kaharol.dinajpur.gov.bd নোটিশ বোর্ড উপজেলা মাধ্যমিক শিক্ষা কার্যালয়ের চিঠিপত্র ডাউনলোড করে শিক্ষককে ছাড়পত্র প্রদান করেন।সংশ্লিষ্ট শিক্ষক useo কর্তৃক কাগজ পত্র সত্যায়ন ও ভেন্যুতে গমন। ওয়েব পোর্টাল গুলো বিভিন্ন তথ্য আপলোড করার সময় উপজেলা ওয়েব পোর্টালের নোটিশ ও সরকারী অফিসের বিজ্ঞপ্তি,মাধ্যমিক শিক্ষা কার্যালয়ের সকল চিঠি আপলোড করা ও সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠনের প্রধান কে মোবাইলে বার্তা দেওয়া। কাহারোল উপজেলার মাধ্যমিক পর্যায়ের সকল বিদ্যালয় / মাদ্রাসার প্রতিষ্ঠান প্রধান ও কম্পিউটার শিক্ষককে চিঠিপত্র ডাউনলোড করার নিয়মাবলী মাল্টিমিডিয়া প্রজেক্টর এর মাধ্যমে অবগত করানো।